Od 1 marca 2013 r. weszły w życie
nowe przepisy regulujące rodzaje, wysokość i sposób naliczania
świadczeń z tytułu podróży służbowych. Rozporządzenie
Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w
sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży
służbowej zastąpi obowiązujące dotychczas przepisy, dzięki
czemu kwestie dotyczące delegacji krajowych i zagranicznych zawarte
będą w jednym akcie prawnym.
Zgodnie
z art. 2 pkt. 7 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców
podróżą służbową jest każde zadanie służbowe polegające na
wykonywaniu, na polecenie pracodawcy przewozu drogowego poza
miejscowość, stanowiącą siedzibę pracodawcy, na rzecz którego
kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia
działalności przez pracodawcę, w szczególności filie,
przedstawicielstwa i oddziały. Podróżą służbową jest także
wyjazd, na polecenie pracodawcy, poza miejscowość, stanowiącą
siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje
obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez
pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały,
w celu wykonania przewozu drogowego. Z tytułu takiej podróży, bez
względu na to czy jest to podróż krajowa czy zagraniczna,
pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów. Do kosztów
należy zaliczyć koszty przejazdów, dojazdów środkami komunikacji
miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych, udokumentowanych
wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę. Ustawodawca
przykładowo podał, że do „innych niezbędnych wydatków”
należy zaliczyć opłaty za bagaże, przejazd drogami płatnymi lub
autostradami, postój w sferze płatnego parkowania czy miejsca
parkingowe. Do zwrotu kosztów niezbędny jest jednak nie tylko fakt
ich poczynienia, ale muszą one być udokumentowane. Dowodem
przejazdu może być bilet lub faktura, która będzie obejmowała
cenę biletu oraz dodatkowe opłaty po uwzględnieniu ulgi, jeśli
takowa pracownikowi przysługuje. Zwrot kosztów nastąpi tylko w
takiej wysokości, jaka zostanie określona na bilecie lub fakturze.
Jednak ustawodawca przewidział także sytuację, w której pracownik
nie może przedstawić dokumentu potwierdzającego dokonanie wydatków
związanych z podróżą służbową, bo np. zgubił bilety lub
skradziono mu portfel, w którym trzymał rachunki. W takiej sytuacji
pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku oraz
przyczynach braku jego udokumentowania i na tej podstawie otrzyma
zwrot.
Wprowadzane
zmiany podwyższą wysokość diety krajowej i pod tym względem są
korzystne dla pracowników. Do tej pory dieta wynosiła 23 zł, a od
marca będzie to 30 zł. Rozwiane zostaną także wątpliwości jakie
powstawały, gdy pracownik podczas podróży służbowej miał
zapewnione wyżywienie, ale tylko w postaci śniadania lub obiadu.
Dotychczas przepisy przewidywały jedynie sytuację, w której
pracownik miał zapewnione całodzienne wyżywienie i dzięki temu
pracodawca nie musiał wypłacać mu diety. Natomiast jeśli
pracownikowi zapewniono częściowe wyżywienie, to i tak należało
mu wypłacić pełną kwotę diety. W nowych przepisach określono
wysokość diety, gdy pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie.
Zgodnie z § 7 ust. 4 omawianego rozporządzenia kwotę diety
pomniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia
określając procentowo wartość każdego posiłku. Przykładowo,
jeśli pracownik ma zapewnione śniadanie, to wysokość diety
pomniejsza się o 25% diety. Zapis ten stosuje się także, gdy w
usługę hotelarską wliczone jest pełne lub częściowe wyżywienie.
Wraz
ze zmianą wysokości diety zmienią się także stawki ryczałtów.
I tak na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej
należy przeznaczyć 6 zł. Z kolei koszty noclegu będą wynosiły
150% diety, czyli 45 zł. Dodatkowo ustawodawca zdecydował się na
określenie limitu zwrotu kosztów noclegu. Dotychczas obowiązujące
przepisy wskazywały jedynie, że za nocleg w hotelu lub innym
obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje
zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Na mocy nowych
przepisów pracownikowi nadal należeć się będzie zwrot kosztów
noclegu w wysokości potwierdzonej rachunkiem, ale nie więcej niż
dwudziestokrotność stawki diety za dobę hotelową, co daje
maksymalny próg 600 zł. Pracodawca może jednak, w uzasadnionych
wypadkach zgodzić się na zwrot kosztów ponad ten limit. Stąd
takie unormowanie można poczytać za pewnego rodzaju zabezpieczenie
interesów pracodawcy oraz wskazówkę dla pracownika co do
maksymalnej kwoty, jakiej będzie mógł oczekiwać przy zwrocie
kosztów noclegu.
Niestety
nie wszystkie wprowadzane zmiany są korzystne dla pracowników. W
dotychczasowym stanie prawnym, jeśli podróż służbowa trwała do
8 godzin, to należała się 1/3 stawki diety. Od marca w takiej
samej sytuacji pracownik nie będzie mógł się domagać diety w
ogóle, ponieważ dopiero podróż trwająca ponad 8 godzin objęta
została rozporządzeniem jako wymagająca przyznania diety (w
wysokości 50% stawki). Podniesione zostały zatem progi godzinowe,
po przekroczeniu których pracownik powinien otrzymać odpowiednią
dietę.
Wchodzące
w życie nowe przepisy dotyczące świadczeń z tytułu podróży
służbowych dotyczą wszystkich pracodawców bez względu na rodzaj
przedsiębiorstwa oraz bez względu na to czy są to podmioty
państwowe, samorządowe czy prywatne. Prywatni przedsiębiorcy,
którzy w swoich zakładach pracy mają uregulowane kwestie warunków
wypłacania świadczeń z tytułu podróży służbowych będą
musieli je dostosować do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz