Diety za podróże służbowe - sprawdź co się zmieniło

Od 1 marca 2013 r. weszły  w życie nowe przepisy regulujące rodzaje, wysokość i sposób naliczania świadczeń z tytułu podróży służbowych. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej zastąpi obowiązujące dotychczas przepisy, dzięki czemu kwestie dotyczące delegacji krajowych i zagranicznych zawarte będą w jednym akcie prawnym.

Zgodnie z art. 2 pkt. 7 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców podróżą służbową jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy przewozu drogowego poza miejscowość, stanowiącą siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały. Podróżą służbową jest także wyjazd, na polecenie pracodawcy, poza miejscowość, stanowiącą siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, w celu wykonania przewozu drogowego. Z tytułu takiej podróży, bez względu na to czy jest to podróż krajowa czy zagraniczna, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów. Do kosztów należy zaliczyć koszty przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę. Ustawodawca przykładowo podał, że do „innych niezbędnych wydatków” należy zaliczyć opłaty za bagaże, przejazd drogami płatnymi lub autostradami, postój w sferze płatnego parkowania czy miejsca parkingowe. Do zwrotu kosztów niezbędny jest jednak nie tylko fakt ich poczynienia, ale muszą one być udokumentowane. Dowodem przejazdu może być bilet lub faktura, która będzie obejmowała cenę biletu oraz dodatkowe opłaty po uwzględnieniu ulgi, jeśli takowa pracownikowi przysługuje. Zwrot kosztów nastąpi tylko w takiej wysokości, jaka zostanie określona na bilecie lub fakturze. Jednak ustawodawca przewidział także sytuację, w której pracownik nie może przedstawić dokumentu potwierdzającego dokonanie wydatków związanych z podróżą służbową, bo np. zgubił bilety lub skradziono mu portfel, w którym trzymał rachunki. W takiej sytuacji pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku oraz przyczynach braku jego udokumentowania i na tej podstawie otrzyma zwrot.

Wprowadzane zmiany podwyższą wysokość diety krajowej i pod tym względem są korzystne dla pracowników. Do tej pory dieta wynosiła 23 zł, a od marca będzie to 30 zł. Rozwiane zostaną także wątpliwości jakie powstawały, gdy pracownik podczas podróży służbowej miał zapewnione wyżywienie, ale tylko w postaci śniadania lub obiadu. Dotychczas przepisy przewidywały jedynie sytuację, w której pracownik miał zapewnione całodzienne wyżywienie i dzięki temu pracodawca nie musiał wypłacać mu diety. Natomiast jeśli pracownikowi zapewniono częściowe wyżywienie, to i tak należało mu wypłacić pełną kwotę diety. W nowych przepisach określono wysokość diety, gdy pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie. Zgodnie z § 7 ust. 4 omawianego rozporządzenia kwotę diety pomniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia określając procentowo wartość każdego posiłku. Przykładowo, jeśli pracownik ma zapewnione śniadanie, to wysokość diety pomniejsza się o 25% diety. Zapis ten stosuje się także, gdy w usługę hotelarską wliczone jest pełne lub częściowe wyżywienie.

Wraz ze zmianą wysokości diety zmienią się także stawki ryczałtów. I tak na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej należy przeznaczyć 6 zł. Z kolei koszty noclegu będą wynosiły 150% diety, czyli 45 zł. Dodatkowo ustawodawca zdecydował się na określenie limitu zwrotu kosztów noclegu. Dotychczas obowiązujące przepisy wskazywały jedynie, że za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Na mocy nowych przepisów pracownikowi nadal należeć się będzie zwrot kosztów noclegu w wysokości potwierdzonej rachunkiem, ale nie więcej niż dwudziestokrotność stawki diety za dobę hotelową, co daje maksymalny próg 600 zł. Pracodawca może jednak, w uzasadnionych wypadkach zgodzić się na zwrot kosztów ponad ten limit. Stąd takie unormowanie można poczytać za pewnego rodzaju zabezpieczenie interesów pracodawcy oraz wskazówkę dla pracownika co do maksymalnej kwoty, jakiej będzie mógł oczekiwać przy zwrocie kosztów noclegu.

Niestety nie wszystkie wprowadzane zmiany są korzystne dla pracowników. W dotychczasowym stanie prawnym, jeśli podróż służbowa trwała do 8 godzin, to należała się 1/3 stawki diety. Od marca w takiej samej sytuacji pracownik nie będzie mógł się domagać diety w ogóle, ponieważ dopiero podróż trwająca ponad 8 godzin objęta została rozporządzeniem jako wymagająca przyznania diety (w wysokości 50% stawki). Podniesione zostały zatem progi godzinowe, po przekroczeniu których pracownik powinien otrzymać odpowiednią dietę.

Wchodzące w życie nowe przepisy dotyczące świadczeń z tytułu podróży służbowych dotyczą wszystkich pracodawców bez względu na rodzaj przedsiębiorstwa oraz bez względu na to czy są to podmioty państwowe, samorządowe czy prywatne. Prywatni przedsiębiorcy, którzy w swoich zakładach pracy mają uregulowane kwestie warunków wypłacania świadczeń z tytułu podróży służbowych będą musieli je dostosować do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej.