Elektroniczna Dokumentacja Medyczna- sprawozdanie z konferencji

W dniu 26 lutego 2013 r. w Łodzi odbyła się konferencja zorganizowana przez Comarch, która poświęcona była zmianom, jakie czekają placówki medyczne w kontekście ustawy o Systemie Informacji w Ochronie Zdrowia z 28.04.2011 r. Ustawa ta nakłada na placówki medyczne od 1 sierpnia 2014 r. obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej w formie elektronicznej. Konferencja zorganizowana w Łodzi, w której miałyśmy okazję uczestniczyć, była jednym z cyklu spotkań poświęconych tym zagadnieniom, organizowanych w różnych miastach Polski.

             Część pierwsza konferencji dotyczyła skutecznego zarządzania placówką medyczną przez pryzmat IT. W jej ramach miałyśmy okazję zapoznać się z programem OptiMed 24. Program ten umożliwia pełną informatyzację prywatnych placówek medycznych. Jego interfejs składa się z kilku zintegrowanych podstron, m. in.: Rejestracji - umożliwiającej szybką rejestrację pacjenta do konkretnego lekarza w konkretnej dacie i godzinie, w tym również online (samodzielnie przez pacjenta po uzyskaniu właściwego hasła pozwalającego na jego identyfikację), zawiera dokładny terminarz przyjęć z określeniem czasu jakim dysponuje lekarz dla każdego pacjenta, pozwala również na poinformowanie lekarza, że pacjent już oczekuje na wizytę; Gabinetu - pozwalającego lekarzowi na tworzenie elektronicznej dokumentacji medycznej, listy przepisywanych leków, zleconych badań i procedur, umożliwiającego również druk recept; Rejestru dokumentacji medycznej - zawierającego całą dokumentację pacjentów w formie elektronicznej; Sprawozdawczości NFZ - pozwalającej na szybkie rozliczenia z płatnikiem; Finansów - zintegrowanych z kasami fiskalnymi, pozwalającymi na sprawną obsługę pacjenta (lekarz wprowadza informacje o kosztach przeprowadzonych badań, które natychmiast są wyświetlane na podstronie umożliwiając rozliczenie), Analiz i raportów - przydatnych głównie dla menagerów, umożliwiającej tworzenie raportów. Według zapewnień organizatorów obsługa pacjentów w prywatnych placówkach korzystających z programu ma być szybsza i bardziej efektywna niż dotychczas.

               Kolejna część spotkania poświęcona była sprawnemu zarządzaniu częścią medyczną szpitala. Esaprojekt, współpracująca z Comarch, przedstawiła OPTIMED, program umożliwiający pełną informatyzację szpitali. Łato dało się zauważyć, że proponowane rozwiązania w dużej mierze pokrywają się z OPTIMED 24, oczywiście w odpowiedni sposób dostosowanym do potrzeb placówek zajmujących się całodobową opieką nad pacjentem. Konkretne moduły programu umożliwiają "monitorowanie" obecności pacjenta w szpitalu od momentu przyjęcia na Izbie przyjęć poprzez umieszczenie na konkretnym oddziale i sali, aż po wypisanie. Zgodnie z informacjami przedstawiciela Esaprojekt liczba modułów programu jest ustalana indywidualnie dla potrzeb każdej placówki medycznej, a dzięki otwartej licencji dostęp do programu może mieć każdy uprawniony pracownik.

               Część trzecia spotkania dotyczyła identyfikacji personelu, jako systemu bezpieczeństwa w jednostkach medycznych. Przedstawiciel firmy OPTEAM zaprezentował możliwości identyfikacji i kontroli dostępu przy pomocy jednej karty z chipem i zdjęciem pracownika. Karta hybrydowa ( zawierająca elementy karty stykowej i zbliżeniowej) miałaby umożliwiać identyfikację pracownika, logowanie do komputera bez konieczności wpisywania hasła (miałby je zastąpić 6-cyfrowy PIN przypisany do konkretnej karty), zawierać podpis elektroniczny, umożliwiać kontrolę dostępu do pomieszczeń i parkingu, rejestr czasu pracy, a także łatwiejsze korzystanie z zasobów firmy (np. szpitala) - m.in. przez kontrolę aktualnie wykorzystywanych pomieszczeń czy sprzętu.

                Kolejna część konferencji poświęcona była Systemowi Elektronicznej Dokumentacji Medycznej. Zaprezentowany system jest jeszcze w trakcie tworzenia (prawdopodobnie pracę uda się ukończyć w ciągu kilku miesięcy), ale przedstawiono jego najważniejsze założenia. Interfejs systemu przypomina timeline znany m. in. z facebooka. Karta pacjenta, zawierająca wszystkie dotyczące go informacje, podzielona jest  na podstrony oznaczone zakładkami, takie jak wywiad, wyniki przeprowadzonych badań, przepisane leki, czy też zlecone badania. System umożliwia wstawianie komentarzy (które nie będą wchodzić w zakres dokumentacji medycznej pacjenta), pozwalające na komunikację między lekarzami ( np. prośba o opinię), śledzenie wprowadzonych na stronie pacjenta zmian (dostępne są wszystkie wersje "tekstu"- zarówno sprzed jak i po zmianach, a każda zmiana jest automatycznie zapisywana). Dodatkowo wprowadzono wyszukiwarkę wzorowaną na google, która umożliwia szybkie wyszukiwanie potrzebnych danych, np. wyników konkretnego badania. Istnieje także możliwość przesyłania danych pomiędzy użytkownikami systemu, czy tworzenie "słowniczków" najczęściej używanych pojęć.

Ostatnia część konferencji była poświęcona skutecznym narzędziom wspomagającym zarządzanie szpitalem przy pomocy raportów online (REPOS). REPOS to, zgodnie z informacjami udzielonymi przez prowadzącego spotkanie, narzędzie klasy Business Inteligence umożliwiające zaawansowane raportowanie, w tym automatyczne generowanie i wysyłanie raportów w określonym dniu. Dostęp do wielu danych równocześnie w systemie tzw. "hurtowni danych", tworzenie na podstawie tych danych raportów z możliwością eksportu do podstawowych formatów, itp. REPOS jest zbiorem narzędzi analitycznych. Jest dostępny przez Internet, a jego wykorzystanie umożliwia szybką analizę danych, np. wykorzystania zasobów, bieżących potrzeb, czy dochodów placówki medycznej.

       Podsumowując, konferencja była zorganizowana na wysokim poziomie merytorycznym, ale skierowana głównie do osób zainteresowanych czy też zobowiązanych do informatyzacji placówek medycznych. Wprawdzie jako przedstawicielki Kancelarii raczej nie będziemy musiały zajmować się wprowadzaniem w życie ustawy o Systemie Informacji w Ochronie Zdrowia, ale z pewnością miałyśmy okazję dowiedzieć się kilku ciekawych rzeczy, szczególnie interesujących przez pryzmat ewentualnego korzystania z usług nowoczesnych, zinformatyzowanych placówek medycznych. Zaproponowane rozwiązania, szczególnie te dotyczące możliwości zarejestrowania się na wizytę przez Internet (dodatkowo otrzymywanie SMSów czy maili z przypomnieniem o terminie wizyty) mogą okazać się dużym ułatwieniem dla pacjentów, którzy nie będą musieli już od świtu wystawać w kolejkach do rejestracji oraz będą mogli wybrać dogodny termin wizyty (oczywiście z tych dostępnych). Miejmy nadzieję, że pozwoli to skrócić okres oczekiwania na wizytę u lekarza, a także ułatwi późniejsze zapoznanie się z wynikami swoich badań. Elektroniczne bazy danych medycznych mogą okazać się narzędziem tańszym w obsłudze niż dotychczasowe  i co najważniejsze przyspieszającym proces niesienia pomocy medycznej. Wprawdzie w trakcie konferencji zabrakło bardziej szczegółowych informacji na temat rozwiązań, z których będą mogli korzystać „zwykli” ludzie, ale trzeba przyznać, że nie do końca byłoby to zgodne z poruszaną tematyką. Bardzo ciekawym pytaniem jest np. to czy dokumentacja medyczne w wersji elektronicznej będzie mogła zostać udostępniona pacjentowi online? Bardzo interesująca była też informacja, że procedura informatyzacji placówek medycznych jest z powodzeniem stosowana w placówce medycznej Imed w Krakowie, która stanowi niejako "pole doświadczalne" dla nowych rozwiązań. Organizatorzy proponowali nawet umówienie się na tzw. wizytę referencyjną, w celu zapoznania się z placówką i zobaczenia jej funkcjonowania w rzeczywistości. Mamy nadzieję, że informatyzacja placówek medycznych ułatwi życie nie tylko administracji (np. szpitali), ale również lekarzom i pacjentom, bo o to chyba powinno chodzić przede wszystkim.

Justyna Gabrysiak i Alicja Kacprzak

Aplikant adwokacki Aplikant radcowski

z Kancelarii Naworska Marszałek Płaza Sp. k.