Prawnik on-line

Rodo czyli - czy szkoła może rozpowszechniać dane lub wizerunek swoich uczniów i pracowników?

Już niedługo, bo od 25 maja 2018 r. zacznie obowiązywać rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), które nakłada nowe obowiązki na podmioty przetwarzające dane osobowe, między innymi szkoły.

Dyrektorzy szkół powinni zdawać sobie sprawę z faktu, jak ważne będzie dla nich przestrzeganie nowych przepisów. Kluczowe znaczenie ma z pewnością dotychczasowy sposób prowadzenia dokumentacji osobowej. Jeśli system był precyzyjnie opracowany, dostosowanie się do RODO nie będzie stanowiło istnej rewolucji. Jednakże w celu zachowania całkowitej zgodności z przepisami, konieczne będzie wyznaczenie inspektora danych osobowych.

Jak dobrze przygotować swoją placówkę?

W pierwszej kolejności należałoby sprawdzić wszystkie dokumenty i procedury funkcjonujące w szkole i ocenić w jakim stopniu są one zgodne z ideami przewidzianymi w nowym rozporządzeniu (należy później wykazać ich zgodność z prawem). Ponadto, warto byłoby przeanalizować klauzule zgód na przetwarzanie danych pod kątem ich ewentualnej aktualizacji. Następnym krokiem powinno być powołanie inspektora danych osobowych – bądź spośród pracowników bądź na zasadach outsourcingu.

Co ze zgodą dzieci w przypadku świadczenia usług elektronicznych?

Wbrew pozorom, będzie miało to istotne znaczenie dla funkcjonowania szkoły. W dobie rozpowszechniającego się dostępu do internetu, dzieci uczestniczą w zajęciach interaktywnych, reprezentują szkołę w przeróżnych inicjatywach, dla których wymagane jest założenie konta internetowego. W takiej sytuacji mamy do czynienia z konstrukcją świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego, która to pojawia się w RODO.

Regulacja krajowa

Na dzień dzisiejszy nie sprecyzowano kiedy w polskim porządku prawnym pojawi się ustawa dostosowana do przepisów RODO. Niewątpliwie stanowi to problem dla podmiotów przetwarzających dane osobowe, z uwagi na fakt, iż rygorystyczne przepisy rozporządzenia mogą być modyfikowane innymi rozwiązaniami krajowymi. Warto jednak pamięta

, że nie będzie możliwa całkowita rezygnacja z założeń RODO.

Mimo braku regulacji ustawowej, nie warto czekać z wdrożeniem przepisów w swoich placówkach do tzw. ostatniej chwili. Dużo łatwiej będzie zrezygnować z części procedur, niż tworzyć nowe, oparte na dość skomplikowanym stanie prawnym oferowanym przez RODO.

Ograniczenie wysokości kar oraz kwestia odpowiedzialność za naruszenie przepisów

Rozporządzenie przewiduje obniżenie wysokości kar za złamanie przepisów dotyczących danych osobowych dla podmiotów sektora finansów publicznych do max. 100 000 zł. Z punktu widzenia szkoły nie jest to rozwiązanie optymistyczne, ponieważ nawet taka kwota stanowi duże obciążenie dla budżetu takiej placówki.

Zgodnie z dotychczasowymi przepisami, odpowiedzialność karna dyrektora szkoły wynikała wprost z ustawy o ochronie danych osobowych. Nowe przepisy nie regulują tej kwestii bezpośrednio, jednak pozostawiają możliwość wprowadzenia takiej zasady przez przepisy krajowe. Z kolei tzw. odpowiedzialność administracyjna, czyli związana z karami administracyjnymi, jest odpowiedzialnością administratora, w praktyce szkoły, co przekłada się bezpośrednio na sytuację danej placówki powodując obniżenie zaufania uczniów i rodziców. W RODO przewidziana została także odpowiedzialność cywilna, jednak nie osobista dyrektora, a administratora lub podmiotu przetwarzającego, która może być bardzo dotkliwa w przypadku wymierzenia dużej kary lub odszkodowania za złamanie przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych.

Zapraszamy na bezpłatne konsultacje w siedzibie Kancelarii, w każdy wtorek od godz. 10.00 do 12.00.